Автор — Сабирова Наталья,
директор event-агентства «Summer»
Если перед вами стоит задача по организации новогоднего мероприятия для сотрудников компании, то любая ошибка может привести к серьезным потерям.
Казалось бы, дешевле и проще все сделать самим. Однако, как показывает практика, «самодельное» мероприятие может обойтись дороже, т. к. оставив свои прямые обязанности, сотрудники вашей компании будут готовить новогоднюю вечеринку.
Вариант второй — обратиться в профессиональные event-агентства, которые возьмут на себя ответственность и весь комплекс забот, связанных с предстоящим событием.
Изобилие новогодних предложений по организации корпоративного вечера, подкрепленное хорошей скидкой выглядит заманчиво, однако существует и другая сторона вопроса: как среди всего этого многообразия сделать выбор. Как же не ошибиться в поисках оптимального соотношения «цена-качество» для проведения Новогоднего корпоратива?
В этой статье я предлагаю выделить основные критерии выбора event-агентства — наиболее важные факторы, неизменный базис, определяющий успех мероприятия и, как следствие, степень удовлетворения потребностей клиента.
Итак, критерий № 1. Портфолио
Визитной карточкой работы каждого агентства по проведению мероприятий является портфолио. Большое количество реализованных проектов, безусловно, является показателем профессионализма команды ивенторов. Виды проведенных мероприятий и их реализация позволяет судить об общем уровне мастерства агентства.
Попросите агентство рассказать, хотя об одном из их проектов под ключ, от идеи до реализации. Это позволит вам сделать выводы о том, как еvent-агентство умеет воплощать проекты в жизнь, а также отследить, как специалисты умеют выстраивать логистику мероприятия, что является на 70% успехом вашего будущего мероприятия.
Критерий № 2. Список клиентов
При презентационной встрече запросите рекомендательные и благодарственные письма клиентов. Любое уважающее себя агентство предоставит эту информацию по первому запросу. Список клиентов очень помогает в правильном выборе event-агентства и присутствие в нем известных брендов — это большой плюс.
Информация из первых рук, личная рекомендация клиентов, позволит вам составить более ясную картину по работе с агентством. Позвоните клиентам агентства и поинтересуйтесь, насколько удалось сотрудничество с event-агентством. Эти рекомендации — самое честное и верное, что вы можете получить в процессе своего поиска и не воспользоваться ими было бы с вашей стороны неосмотрительно.
Критерий № 3: Компетентность
Пожалуй, это самый главный фактор при выборе специалистов по организации мероприятий. Все названные выше и ниже будут хоть и косвенно, но всегда связаны с ним, потому что компетентность — это тот уровень профессионализма, который позволяет утверждать, смогут ли работники event-агентства прочувствовать цели и задачи клиента и предложить оптимальные пути их достижения, а в идеале — предвосхитить их и добиться более высоких результатов.
Поинтересуйтесь проектами, где агентство с помощью проведения мероприятия решило серьезные задачи клиента по работе с персоналом.
Логично, что если вы в погоне за дешевизной обращаетесь к активным творческим студентам ВУЗов, которые никогда не проводили комплексных мероприятий и не знают, что такое внутрикорпоративный PR, Новый год для компании может стать не праздником года, а главным его разочарованием. Потому что мероприятие состоит из целого комплекса мелочей, учесть которые, не имея опыта, очень сложно. Другое дело — агентство, у которого за плечами годы работы и десятки успешных проектов.
Критерий № 4: Корпоративный стиль event-агентства
Мелочей в бизнесе нет, поэтому профессионалы своего дела заботятся о наличии офиса в центре города, создании собственного фирменного стиля, наличии сайта компании, его грамотном наполнении.
Обратите внимание, каким образом агентство презентует вам проект вашего будущего мероприятия. Это сделано в специализированной программе PowerPoint с иллюстрациями или вам принесли идею, описанную в трех предложениях.
Рассматривая предоставленную смету, посмотрите, насколько она детализирована. Агентство, работающее по прозрачным схемам, предоставит вам полностью проработанное финансовое предложение, которое позволит легко просчитать, из чего складывается та или иная услуга в смете мероприятия.
Критерий № 5: Линейка предлагаемых услуг
Настоящие специалисты предложат вам комплекс услуг, связанных с предстоящим мероприятием. Комплексное решение подразумевает под собой не только разработку механики корпоративного вечера и написания сценария, но и еще подбор площадки, консультации специалистов по кейтерингу в составлении меню, подбор качественных ведущих и артистов и многие другие услуги, вплоть до монтажа декораций и упаковки оставшихся после мероприятия блюд и напитков.
Критерий № 6: Креативность
Способность мыслить нестандартно при решении задачи, создавать принципиально новые идеи, и воплощать их в жизнь при проведении мероприятий — основное достоинство event-агентств, использующих комплексный подход.
Но может ли творческая идея или яркий сценарий гарантировать вам отличный праздник? Ваши гости не узнают, что вы выбрали великолепный сценарий, если его реализация будет неудачной. Придумать оригинальную идею порой оказывается легче, чем воплотить в жизнь, поэтому важно, чтобы креативная концепция была максимально адаптирована к вашим пожеланиям, соответствовала поставленным целям и задачам, была жизнеспособна и реализуема.
В заключение хотелось бы сказать, что использование этих критериев при выборе event-агентства даст вам возможность максимально сократить риски по организации мероприятия, получить именно то, что вы хотите от корпоративного вечера, и не разочароваться в результате.
Тогда новогоднее мероприятие принесет вам не только поддержку и упрочение внутрикорпоративных отношений сотрудников, но и контракты на следующий год.
